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Política de proveedores

Procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas

 1. OBJETIVO

Definir los lineamientos que garanticen la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores y contratistas, con el fin de satisfacer las necesidades  específicas de los procesos y dar cumplimiento a los requerimientos  orporativos.

 2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica para selección de proveedores de insumos, bienes y contratistas, requeridos para la prestación del servicio. Inicia con la adecuada selección del proveedor continua con la reevaluación de estos y finaliza generando planes de acción frente a las desviaciones encontradas.

 3.DEFINICIONES

Artículos de alto impacto: es todo producto, insumo o servicio que es utilizado en la organización y que puede afectar la operación, entre estos se encuentran: reactivos, insumos de toma de muestra, equipos,dispositivos médicos, medicamentos y papelería para la entrega de resultados e insumos para preservar o tomar la muestra. Denominados también insumos críticos.

Artículos de bajo impacto: es todo producto, insumo o servicio que es utilizado en la organización en labores administrativas y/o en los procesos de la  organización y que no requieren de un control especial ya que no afecta la calidad del servicio o producto final (reporte de resultado).

Cadena de abastecimiento responsable: Enfoque estratégico en donde se busca asegurar que los proveedores de la compañía no solo sean responsables de la calidad de sus bienes y servicios suministrados, sino también de los  impactos ambientales, sociales y prácticas éticas implícitas dentro de la fabricación, transporte y entrega de estos.

Bienes y servicios: se refiere a todos los insumos o activos fijos de apoyo que no impactan directamente la operación, pero son necesarios para la prestación del servicio.

Compliance: software para consulta de listas nacionales e internacionales para  identificar reporte de entidades o personas con antecedentes en lavado de  activos y financiación del terrorismo.

Cotización: es un documento mediante el cual el proveedor comunica a la organización las condiciones de entrega, de pago, calidad, y precio del bien, suministro o servicio que se desea adquirir.

Cumplimiento: evalúa la disponibilidad de despacho permanente, las garantías ofrecidas y las políticas de pago.

Evaluación: método mediante el cual se determina el cumplimiento de aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor. Toda persona natural o jurídica que aspire a ser proveedor de la institución será sometida a una evaluación inicial.

Industrial: lineamiento que en la subcontratación de ensayos se deberá establecer por medio de un contrato los derechos y responsabilidades de cada parte, se deben definir los trabajos contratados y los acuerdos técnicos.

Ítems: numeración utilizada para distinguir insumos, reactivos y suministros de trabajo.

Oportunidad: tiempo de respuesta a los servicios solicitados, de acuerdo con los requisitos establecidos por la organización y los pactados.

Producto: aquellos bienes o servicios tangibles o intangibles que son adquiridos por los diferentes procesos de la organización para el desarrollo de sus actividades y proyectos.

Contratista: Organización externa que proporciona servicios a la organización de acuerdo con las especificaciones, términos y condiciones acordadas.

Proveedor: Organización que proporciona un producto o un servicio. Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.

Proveedores y contratistas de alto impacto: se refiere a aquellos proveedores y contratistas cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la prestación del servicio. La falta, omisión o retraso interfiere en los procesos afectando directamente la calidad.

Proveedores y contratistas de bajo impacto: se refiere a aquellos proveedores y contratistas cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio. La falta, omisión o retraso no tiene relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la compañía.

Proveedor Pareto: es aquel que genera mayor impacto en la rentabilidad de la compañía y sus insumos son prioritarios para la operación.

Reevaluación de proveedores y contratistas: proceso mediante el cual se evalúa nuevamente un proveedor o contratista para hacer seguimiento a su desempeño y determinar su permanencia en las relaciones comerciales con la compañía.

SARLAFT: Sistema de prevención del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Es un mecanismo utilizado por todas las empresas vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia con el fin de evitar ser utilizadas como medio de canalización de recursos de actividades terroristas, o aparentar legalidad a todos aquellos activos que provienen de actividades ilegales.

Selección: metodología mediante la cual se elige entre varias alternativas de proveedores o contratista la mejor, teniendo en consideración que la negociación debe establecerse de manera permanente.

Servicios de alto impacto: hace referencia a laboratorios o profesionales externos que presten algún servicio al laboratorio, como patólogos, citólogos, enfermeros, etc., y terceros contratados (aseo, vigilancia, etc.).

Sistema CGUNO: se define como un sistema que permite la planificación y control de todos los recursos utilizados o por utilizar de la organización.

4. CONDICIONES GENERALES

Un proveedor o contratista será considerado como “Activo” toda vez que éste se encuentre vinculado de manera constante a la organización como consecuencia del correcto cumplimiento de los diferentes criterios de evaluación.

Un proveedor o contratista será considerado como “Inactivo” cuando en un periodo de 12 meses no se establezcan relaciones comerciales, por tal motivo la documentación de éste se conservará, mas no se actualizará; en caso de retomar nuevamente las relaciones comerciales se solicitará la actualización de la documentación.

5. PROCEDIMIENTO

El presente procedimiento se realiza con base a las políticas indicadas en el documento POL-ABS-001.

  5.1 Selección de proveedores y contratistas

Para realizar la vinculación de proveedores y contratistas a la organización, deben cumplir con los requisitos establecidos en los siguientes formatos:

  • FOR-ABS-018 CHECK LIST REQUISITOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y EQUIPOS, REACTIVOS, VACUNAS, INSUMOS, MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS.
  • FOR-ABS-019 CHECK LIST REQUISITOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS Y CONTRATISTAS.
  • DILIGENCIAMIENTO DE ENCUESTA VIRTUAL DIAGNÓSTICO ASG PROVEEDORES Y CONTRATISTAS PARA PERSONAS NATURALES (https://forms.office.com/e/W7UT5Dz5pZ) Y JURÍDICAS  (https://forms.office.com/e/U6cQwNtk0B)

Los requisitos definidos en cada uno de los Check List deben ser cumplidos para la selección del proveedor o contratista. En caso puntal de faltar uno de los requisitos, se debe especificar por qué no aplica el requisito y solicitar aprobación al líder nacional de compras para proceder con el VoBo de la creación de este en el sistema. Los requisitos faltantes no deben afectar los objetivos, ni la calidad del producto o servicio.

Antes de que un proveedor o contratista sea creado en nuestro sistema, es imprescindible que los productos y servicios que ofrece sean validados tanto técnica como financieramente. Esto implica que cada oferta debe cumplir con los requisitos técnicos establecidos, asegurando su calidad, funcionalidad y adecuación a las necesidades de la empresa. Además, se debe llevar a cabo una evaluación financiera para verificar la viabilidad económica del proveedor, garantizando que pueda cumplir con sus compromisos en términos de precios, plazos y condiciones de pago. Solo después de superar ambas validaciones, el proveedor podrá ser creado en el sistema y comenzar a operar con nosotros.

En caso de que un proveedor o contratista requerido, sea el único que preste un servicio u ofrezca un producto en una región específica o crítica y que por esta razón no exista la probabilidad de seleccionar o comparar con otro, dicho proveedor o contratista se seleccionará siempre y cuando no ponga en riesgo a la organización y con la condición de que el proveedor o contratista entre en un proceso de mejoramiento para lograr dichos cumplimientos a futuro.

Nota 1: En caso de que el proveedor o contratista presente una certificación de implementación del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el trabajo expedida por la ARL Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019 con resultado menor a 85%, se revisa con el Líder de SST quién evaluará si realiza auditoría al proveedor para verificar el grado de cumplimiento del plan de trabajo de SST y definir si se asume el riesgo de seleccionar al proveedor.

Nota 2: El diligenciamiento de la encuesta de diagnóstico ASG de proveedores
es de carácter obligatorio, por tal motivo el no diligenciamiento de este formato de manera completa y veraz será un impedimento para la creación de cualquier proveedor.

Es responsabilidad del líder del proceso enviar al área de compras la totalidad de los requisitos relacionados en el Check List y del diligenciamiento de este y entregar los siguientes datos:

  • Días de crédito negociados.
  • Area.
  • Regional.
  • Proveedor de alto o bajo impacto.
  • Bien o servicio que presta.
  • Empresa por la que se requiere la creación.
  • Especificar si existen proveedores creados en SYNLAB que cuenten con este tipo de productos o servicios. En caso de que la respuesta sea positiva deben informar ¿por qué se requiere la creación si ya contamos con proveedores con los que podemos adquirir el producto o servicio?

Una vez el proceso solicitante envié el 100% de la información, el área de Compras procede con el VoBo para la creación del proveedor o contratista. El VoBo debe enviarse al área contable a través de correo electrónico remitiendo la documentación pertinente para realizar al proceso de creación. El área contable realiza las creaciones semanalmente todos los miércoles, para las solicitudes enviadas hasta los martes. Las prioridades “urgencias” deberán traer la palabra “Urgencia/prioridad” en el asunto del correo, adicional a la justificación por la que se requieren fuera del plazo establecido para efectuar su creación al día siguiente a la solicitud.

Una vez se confirme la creación se deberá relacionar el proveedor o contratista en el formato FOR-ABS-035 LISTADO NACIONAL DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS APROBADOS SYNLAB.

 5.2 Proveedores y contratistas de nuevas adquisiciones (nuevos laboratorios) 

Para las nuevas adquisiciones de laboratorios del grupo SYNLAB COLOMBIA se evaluará la metodología con la cual se realizaba la selección de proveedores y contratistas, verificando su cumplimiento normativo y legal, y en caso de su adherencia a las políticas internas se dará como aceptada la metodología y los
proveedores seleccionados.

  5.3 Clasificación de proveedores y contratistas

Los proveedores o contratistas en SYNLAB Colombia se clasifican como bajo impacto o alto impacto.

Se define como proveedor o contratista de bajo impacto, aquel que no afecta directamente la operación o el proceso. Para la clasificación de proveedores de alto impacto se debe tener en cuenta al momento de vincularse cuál es el riesgo que puede tener el proceso en:

  • Incumplimientos normativos.
  • Incumplimientos legales.
  • Incumplimientos en la operación y el resultado.
  • Incumplimientos de seguridad y salud en el trabajo
  • Proveedor único o exclusivo.

  5.4 Grabación de precios después de la selección y negociación

Una vez ejecutada la creación del proveedor en el sistema, se deben grabar los precios en el sistema contable de SYNLAB, los cuales están establecidos desde la negociación con el proveedor. Es responsabilidad del área de negociaciones comunicar los precios negociados para que el área encargada proceda con el cargue de la información y se puedan elaborar sin contratiempos las ordenes de compras.

  5.5 Reevaluación de proveedores y contratistas

El proceso de reevaluación aplica para los proveedores o contratistas de alto impacto, la cual se realiza al momento de recepcionar los productos, bienes y servicios suministrados por parte de estos, se verifica el cumplimiento de los criterios de calidad establecidos por la organización.

La reevaluación por proveedor se realiza de acuerdo con el nivel de satisfacción obtenido en la calificación.

Calificación Descripción Resultado Periodo evaluación
Muy satisfactorio El proveedor o contratista sobrepasa las expectativas. 90% a 100% Anual
Satisfactorio El proveedor o  ontratistas cumple con las expectativas. 80% a 90% Anual
Poco satisfactorio El proveedor o contratista entra en monitoreo semestral. En caso de no superar la meta organizacional del 80% en su próxima calificación, deberá implementar un plan de acción con  cciones de mejora y enviarla a nuestra organización en un lapso menor a 30 días. 65% a 79% Semestral
Insatisfactorio El proveedor o contratista deberá implementar un plan de acción con acciones correctivas y enviar a nuestra  organización en un lapso menor a 30 días. Si el proveedor o contratista no muestra mejoramiento en sus procesos en las próximas calificaciones se debe terminar la relación comercial inmediatamente. Igual o menor a 64% Trimestral

Nota: La reevaluación tendrá como alcance a proveedores y contratistas que impactan de forma directa la prestación del servicio.

 5.6 Responsabilidad de las diferentes áreas de Synlab

Cada área de Synlab Colombia S.A.S. es responsable de evaluar a los proveedores de alto impacto a cargo de su administración.

Nota: El área de compras solo es responsable por evaluar a los proveedores nacionales de materiales (Reactivos, insumos, dispositivos médicos, medicamentos) de alto impacto.

Las reevaluaciones a los proveedores o contratistas de alto impacto se evalúan según el periodo  correspondiente y esta se debe realizar en el formato FORABS-032 FORMATO EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS DE ALTO IMPACTO SYNLAB, una vez se obtenga la calificación, es responsabilidad de cada área retroalimentar por medio de un comunicado al proveedor o contratista sobre el porcentaje obtenido y enviarlo por correo electrónico.

Posterior a la comunicación de la calificación obtenida se debe compartir al área de compras las  reevaluaciones realizadas por cada un de los proveedores o contratistas, la información que se debe compartir es la siguiente:

  1. Carta o comunicado de evaluación.
  2. Formato FOR-ABS-032 FORMATO EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS DE ALTO IMPACTO SYNLAB.
  3. Soporte de la retroalimentación al proveedor.

En caso de que el proveedor o contratista cuente con calificaciones menores o iguales al 79%, se les debe solicitar su respectivo plan de que deberá resolver durante el periodo en curso, si lo requiere y hacer seguimiento a su desempeño y cumplimiento de este.

En caso de que el proveedor o contratista no presente plan de acción o no cumpla con el plan de acción se tomaran acciones en conjunto con el líder del proceso y líder nacional de compras o quien haga sus veces, hasta el punto de inactivarlo y/o suspender pagos.

6. RIESGOS Y CONTROLES

Nro ACTIVIDAD RIESGO IDENTIFICADO CONTROLES RELACIONADOS RESPONSABLE DEL CONTROL
SELECCIÓN PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
8 Incurrir en prácticas no
éticas, de soborno o corrupción al interior de
la empresa o con terceros		 Verificar la información
enviada por el proveedor
o contratista		 Coordinador, analista de
compras-
EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
3 Incumplimiento de los
acuerdos de nivel de
servicio con los clientes y
usuarios		 Validar la calificación de la
evaluación del proveedor
o contratista		 Líder de proceso o persona designada.
8 Incumplimiento de los
acuerdos de nivel de
servicio con los clientes y
usuarios		 Documentar oportunidad
de mejora		 Líder de proceso o persona designada.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NORMATIVA EXTERNA
TIPO FECHA EMITIDO POR DESCRIPCIÓN
Circular Externa 009 21 de abril de 2016 Superintendencia Nacional de Salud. Establecimiento de los criterios mínimos a tener en cuenta para implementar el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (SARLAFT) en el sector Salud.
ISO 9001 2015 Organización Internacional de Normalización. Grupo de estándares que se centra en la gestión de calidad.
ISO 17025 2017 Organización Internacional de Normalización. Establece los requisitos que deben cumplir los laboratorios de ensayo y
calibración.
ISO 14001 2015 Organización Internacional de Normalización. Grupo de estándares que se centra en la gestión ambiental.
ISO 45001 2018 Organización Internacional de Normalización. Grupo de estándares que se centra en la Salud y Seguridad laboral.

DOCUMENTO ASOCIADOS
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
FOR-ABS-018 Check List requisitos para la selección de proveedores de reactivos, vacunas, insumos, medicamentos y dispositivos médicos.
FOR-ABS-019 Check List requisitos para la selección de proveedores de bienes y servicios y contratistas.
FOR-ABS-041 Formato inscripción y vinculación de proveedores y contratistas.
FOR-ABS-035 Listado nacional de proveedores y contratistas aprobados synlab.
FOR-ABS-032 Formato evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas de alto impacto Synlab.
POL-ABS-001 Política de compras.

Código de conducta para proveedores

l. Declaración del código de conducta para proveedores

 

En SYNLAB AG nos comprometemos a garantizar que nuestro trabajo mejore la vida de nuestros pacientes, de los miembros de SYNLAB y de las comunidades en las que operamos. Nos dedicamos a proporcionar acceso a asistencia sanitaria de la más alta calidad, siendo ésta la piedra angular de nuestro negocio y una de nuestras vías más fuertes de impacto.

 

Promovemos una cultura que valora la diversidad y la inclusión, la igualdad de género y el trabajo inclusivo y digno para todos. Nos comprometemos a respetar los derechos humanos y la legislación laboral aplicable en cada localidad, a hacer negocios con los más altos niveles de ética e integridad y a proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables a nuestros miembros. SYNLAB tiene la gran aspiración de medir y gestionar eficazmente nuestro impacto ambiental, reducirlo en todas nuestras operaciones y capacitar a nuestros miembros para encontrar nuevas formas de hacer más sostenibles nuestros servicios de diagnóstico.

 

SYNLAB espera que los terceros que mantengan una relación contractual directa y realicen negocios con SYNLAB, que suministren productos y/o servicios a SYNLAB («proveedores») o que realicen trabajos en nombre de SYNLAB («subcontratistas»), adopten un enfoque igualmente diligente en materia social y medioambiental, de ética empresarial y de integridad.

 

El Código de conducta para proveedores de SYNLAB formaliza las expectativas de SYNLAB hacia un enfoque responsable y sostenible en la conducta empresarial. Se espera que los socios contractuales directos lean, reconozcan y se adhieran a los principios establecidos en este Código de conducta para proveedores y que los transmitan a sus socios contractuales en sus cadenas de suministro. En SYNLAB estamos fundamentalmente comprometidos a trabajar solo con socios cuyas normas sean coherentes con nuestros propios principios.

 

ll. Objetivo

 

Este Código de conducta para proveedores expresa las convicciones y los valores de SYNLAB sobre la gestión responsable y sostenible en la cadena de suministro. El presente Código de conducta para proveedores representa un claro compromiso con el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, así como de las normas internacionales sobre ética empresarial, derechos humanos y legislación laboral, salud y seguridad en el trabajo y gestión medioambiental y sostenibilidad.

 

Este Código de conducta para proveedores servirá de guía para que nuestros proveedores y subcontratistas adopten un enfoque igualmente diligente en sus actividades y operaciones comerciales. En las siguientes páginas, nuestros proveedores y subcontratistas encontrarán los principios de SYNLAB sobre la conducta empresarial responsable que SYNLAB espera que se aplique en sus cadenas de suministro.

 

Este Código de conducta para proveedores de SYNLAB hace referencia a nuestro Código de conducta de SYNLAB aplicable a SYNLAB y a las empresas asociadas.

 

lll. La posición del código de proveedores

 

SYNLAB se compromete firmemente a llevar a cabo sus asuntos comerciales con honestidad e integridad, en pleno cumplimiento de las leyes y reglamentos de los sistemas legales aplicables («Ley»). El Código de conducta para proveedores se basa en los principios de integridad, honestidad, credibilidad y responsabilidad. Está diseñado para integrarse con las disposiciones de la Ley, para complementarlas y para añadirlas.

 

El Código de conducta para proveedores no sustituye ni reemplaza las disposiciones de la Ley. En caso de conflicto entre las disposiciones aplicables de la Ley y las instrucciones del Código, deben prevalecer las disposiciones de la Ley. Este Código de conducta para proveedores es un suplemento a cualquier contrato entre SYNLAB y sus proveedores, y si hay requisitos más estrictos que los que se indican en este Código de conducta para proveedores, los términos del contrato acordado los sustituirán.

 

IV Principios clave de la conducta empresarial

 

ÉTICA

 

Conducta legal y ética

 

SYNLAB espera que nuestros proveedores y subcontratistas actúen de conformidad con las leyes aplicables, lo que implica, en un contexto comercial internacional, tanto las leyes de su propio país como las de cualquier otro país relevante, incluidas las relacionadas a la gestión responsable de la cadena de suministro. Se espera que los proveedores y subcontratistas eviten cualquier infracción de las leyes y que inicien investigaciones cuando se descubra una infracción. Además, esperamos que nuestros socios contractuales actúen de acuerdo con nuestro Código de conducta para proveedores.

 

Respeto mutuo, honestidad e integridad


SYNLAB espera que nuestros proveedores y subcontratistas respeten la dignidad personal y los derechos y la diversidad del individuo, y que condenen cualquier forma de discriminación, acoso (incluido el sexual) y comportamiento insultante o agresivo, en cumplimiento del Convenio n.º111 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) sobre la discriminación en el empleo y la ocupación. Estamos convencidos de que una cultura empresarial de trato justo, respeto mutuo y confianza en la que se tiene el mismo aprecio por todas las personas, independientemente de su nacionalidad, origen cultural, religión, origen étnico, género e identidad de género, discapacidad, estado civil, situación parental, orientación sexual o edad, constituye la base de toda conducta empresarial.

 

Mecanismo de reclamación


SYNLAB espera que nuestros proveedores y subcontratistas establezcan un canal de comunicación que permita a los empleados comunicar quejas y observaciones de cualquier tipo de forma anónima sin temor a represalias u otras consecuencias personales.

 

Anticorrupción y soborno


SYNLAB espera que nuestros proveedores y subcontratistas respeten la ley y adopten una política de tolerancia cero frente a la corrupción y el soborno, y han establecido sistemas de gestión de cumplimiento adecuados para prevenir y detectar estos casos.

 

Legislación sobre competencia


SYNLAB espera que nuestros proveedores actúen de conformidad con la legislación aplicable en materia de competencia para garantizar una competencia libre y leal. Los proveedores no deben coludir con sus competidores en materia de precios y prestación de servicios, ni celebrar acuerdos con proveedores que restrinjan o impidan la competencia, ni cometer abusos de posición dominante.

 

Sanciones económicas


Las sanciones prohíben o restringen las transacciones financieras y comerciales con personas, entidades, gobiernos y países seleccionados. Las leyes de control de las exportaciones prohíben las exportaciones, las transferencias y las ventas no autorizadas o sin licencia de determinados productos básicos, tecnología y datos técnicos a ciertos países, empresas y personas, así como (en algunos casos) las reexportaciones de un tercer país a otro. SYNLAB espera que nuestros proveedores cumplan con todos los requisitos legales aplicables sobre sanciones económicas y control de exportaciones.

 

Propiedad intelectual y derechos de autor de terceros


SYNLAB espera que nuestros proveedores y subcontratistas protejan la propiedad intelectual y la información confidencial que se les proporciona en el transcurso de su actividad. Se espera que los proveedores y subcontratistas se atengan a los acuerdos contractuales asociados y que tengan sistemas establecidos para garantizar la seguridad de los datos de la propiedad intelectual. Los proveedores y subcontratistas nunca deben utilizar materiales o datos sujetos a derechos de autor o protegidos de otro modo, a menos que estén expresamente autorizados a hacerlo. Queda estrictamente prohibida la copia, distribución y venta de información, software y otra propiedad intelectual de SYNLAB.

 

Protección de datos personales


SYNLAB espera que nuestros proveedores y subcontratistas respeten y protejan la privacidad de los empleados y de otras personas a cuya información personal tengan acceso, cumpliendo con las leyes de protección de datos aplicables cuando traten información personal sobre empleados, socios comerciales, pacientes, profesionales de la salud, consumidores y otros. Se espera que los proveedores y subcontratistas tengan sistemas establecidos para garantizar la seguridad y protección de los datos personales.

 

PRÁCTICAS LABORALES JUSTAS Y DERECHOS HUMANOS

 

Trabajo infantil y trabajadores jóvenes

 

SYNLAB no tolera ninguna forma de explotación del trabajo infantil en nuestra cadena de suministro. Los socios contractuales deben evitar cualquier forma de trabajo infantil en sus operaciones, de acuerdo con los Convenios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) n.º 182 sobre las peores formas de trabajo infantil y n.º138 sobre la edad mínima de empleo.


Sujeto a la legislación aplicable, los menores de 18 años pueden participar, por ejemplo, en trabajos de verano, prácticas industriales, formación profesional o pasantías, y solo en trabajos no peligrosos, tal y como se definen en el Convenio n.º182 de la OIT, y en cumplimiento de la legislación local aplicable, y bajo la supervisión de un directivo.

 

Empleo de libre elección


SYNLAB no tolera ninguna forma de esclavitud moderna ni de tráfico de personas, como el trabajo forzoso, en régimen de servidumbre u obligatorio en las operaciones de nuestros socios contractuales, de conformidad con el Convenio n.º29 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) sobre el trabajo forzoso y su Protocolo asociado P029 de 2014 al Convenio sobre el trabajo forzoso.

 

Libertad de asociación y derecho a la negociación colectiva


Los proveedores y subcontratistas de SYNLAB deben respetar el derecho a la libertad de asociación y el derecho a la negociación colectiva de acuerdo con el Convenio n.º98 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) sobre el derecho de sindicación y de negociación colectiva. Los proveedores y subcontratistas de SYNLAB deben respetar el derecho de sus empleados a asociarse libremente, formar y afiliarse a sindicatos, buscar representación, formar parte de comités de empresa y participar en negociaciones colectivas. Los empleados no deben experimentar ninguna desventaja por actuar como representantes de los trabajadores. Se espera que los socios contractuales de SYNLAB se comprometan a establecer un diálogo constructivo con dichos representantes.

 

Condiciones de trabajo


Se espera que los proveedores y subcontratistas de SYNLAB ofrezcan a sus empleados condiciones de trabajo dignas, de acuerdo con la legislación laboral local. Se asume por condiciones de trabajo decentes, las que proveen seguridad social, al menos la compensación del salario mínimo, pero se recomienda que la compensación y las prestaciones proporcionen un nivel de vida adecuado. Los horarios de trabajo, las pausas y los periodos de descanso se ajustan a la legislación local y/o a los convenios de la OIT, lo que sea más estricto. Los empleados tienen derecho a un trato humano. Las políticas y los procedimientos disciplinarios deben estar claramente definidos y ser comunicados a los empleados. Ningún empleado será sometido a la amenaza o a la ejecución de tratos duros e inhumanos, castigos corporales, coerción mental o física, abusos verbales o sexuales o acoso. Los empleados no serán objeto de ninguna forma de discriminación por motivos de raza, color, edad, sexo, orientación sexual, identidad y expresión de género, etnia u origen nacional, discapacidad, embarazo, religión, afiliación política, pertenencia a un sindicato o estado civil en la contratación, la ocupación y el empleo.

 

CALIDAD, SALUD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

 

Suministro de bienes y servicios de alta calidad


Se espera que los proveedores y subcontratistas de SYNLAB proporcionen bienes y servicios de alta calidad que cumplan con los requisitos y normas de calidad de SYNLAB y que sean seguros para su uso previsto. Cualquier problema que pueda repercutir negativamente en la calidad y seguridad de uso de los artículos y servicios entregados, debe ser notificado a SYNLAB y mitigado por el socio contractual inmediatamente. Además, los proveedores y subcontratistas deben notificar a SYNLAB cualquier cambio en los procesos de adquisición y producción que pueda afectar a la calidad y seguridad de los bienes y servicios.

 

Salud y seguridad en el trabajo


Se espera que los proveedores y subcontratistas de SYNLAB proporcionen a los empleados unas condiciones de trabajo saludables y seguras, de conformidad con la normativa local aplicable en materia de salud y seguridad en el trabajo. SYNLAB espera que sus socios contractuales evalúen los riesgos para la salud y la seguridad de sus operaciones y lugares de trabajo y se comprometan a gestionar los riesgos, lo que incluye el suministro gratuito de equipos de protección individual (EPI) a los empleados, de conformidad con el Convenio n.º155 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) sobre seguridad y salud en el trabajo. SYNLAB anima a los proveedores a ir más allá de los requisitos legales mediante la implantación de sistemas de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo en consonancia con normas internacionales como la ISO 45001 o normas equivalentes.

 

Gestión medioambiental


Se espera que los proveedores y subcontratistas de SYNLAB cumplan con todas las normativas medioambientales relevantes para sus operaciones en las zonas geográficas en las que operan. Se espera que revisen periódicamente su cumplimiento en materia de medioambiente, que eviten cualquier contaminación del entorno natural que pueda suponer un perjuicio para la salud humana y que tomen medidas eficaces ante cualquier incumplimiento. Además, se anima a los proveedores y contratistas a ir más allá de los requisitos legales aplicando sistemas de gestión medioambiental acordes con normas internacionales como la ISO 14001 o equivalentes.

 

Sostenibilidad medioambiental

 

Se exhorta a los proveedores y subcontratistas de SYNLAB a que apoyen el compromiso de SYNLAB de contribuir a la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), especialmente el ODS 12 Garantizar patrones de consumo y producción sostenibles y el ODS 13 Acción por el Clima mediante la aplicación de los objetivos y medidas asociados en sus operaciones. SYNLAB anima a sus proveedores y subcontratistas a comprometerse con la protección de los entornos naturales que les rodean, con la reducción de las emisiones de carbono de sus operaciones diarias y con la reducción de los residuos y a trabajar hacia una cadena de valor circular.

 

V. Gobernanza y diligencia debida

 

SYNLAB espera que todos los proveedores y subcontratistas lean y reconozcan este Código de conducta para proveedores y que demuestren un comportamiento responsable en consonancia con las disposiciones establecidas en este Código de conducta para proveedores con el objetivo final de prevenir cualquier riesgo y mitigar cualquier impacto negativo asociado a las cadenas de suministro de SYNLAB. SYNLAB espera que los proveedores y subcontratistas adopten los principios de conducta empresarial responsable definidos en este Código de conducta para proveedores a través de sus propias políticas y procedimientos. SYNLAB anima a sus proveedores y subcontratistas a mejorar continuamente su enfoque sobre la conducta empresarial responsable y sostenible en sus propias operaciones y en sus cadenas de suministro. SYNLAB podrá auditar o evaluar a los proveedores y subcontratistas en cuanto a la aplicación coherente de este Código de conducta para proveedores. Adoptaremos las medidas oportunas en lo que respecta a nuestra relación con cualquier socio contractual, si existe algún motivo de preocupación.

 

SYNLAB entiende que la buena ciudadanía corporativa consiste en asumir la responsabilidad más allá de las paredes de la propia empresa y contribuir a un impacto positivo en la sociedad. A este respecto, pedimos a nuestros proveedores y subcontratistas que cooperen en la identificación de los riesgos e impactos sociales y medioambientales en nuestras cadenas de suministro extendidas. SYNLAB pide a nuestros proveedores y subcontratistas que nos apoyen en el compromiso de las partes interesadas y en la acción concertada a través de asociaciones e iniciativas del sector para mejorar conjuntamente las condiciones sociales y medioambientales en nuestras cadenas de suministro.

 

VI. Procedimiento de reclamación de proveedores

 

Le rogamos que alce la voz en caso de que tenga alguna duda sobre algo que pueda no estar en consonancia con este Código de conducta para proveedores o sobre sospechas fundadas de infracción de las leyes y reglamentos aplicables. Le animamos a que notifique a SYNLAB cualquier preocupación, observación o pregunta relacionada con este Código de conducta para proveedores a través del sistema de notificación del Procedimiento de Reclamación para proveedores de SYNLAB.

Procedimiento de reclamación para proveedores

Protección contra las represalias y prohibición del uso indebido

 

SYNLAB se compromete a mantener una política de no represalias. Por lo tanto, usted y cualquier tercero protegido conforme a la normativa aplicable no tienen que temer ninguna consecuencia negativa de carácter discriminatorio o disciplinario por hacer una denuncia o plantear preguntas, dudas y preocupaciones. No toleramos ningún tipo de amenaza, comportamiento dañino o acto de represalia. Dicha conducta constituye en sí misma una infracción de nuestros valores y puede implicar medidas disciplinarias.

 

Esta política de no represalias aplica incluso si no está absolutamente seguro de los hechos, siempre y cuando actúe de buena fe. Actuar de buena fe significa que tiene motivos razonables para sospechar que la información comunicada es veraz con base en las circunstancias conocidas al momento de realizar tal comunicación.

 

Sin embargo, está estrictamente prohibido el uso mal intencionado del sistema de notificaciones del Procedimiento de reclamaciones para proveedores para realizar prácticas abusivas (es decir, presentar reportes de mala fe). Cualquier persona que comunique a sabiendas información incorrecta no estará protegida por nuestro Procedimiento de reclamaciones para proveedores y puede enfrentarse a sanciones disciplinarias o quedar sujeta a acciones civiles y penales.

 

Confidencialidad y anonimato

 

Se preservará al máximo posible la confidencialidad del reporte y el informante, así como la identidad de las personas denunciadas y de los terceros mencionados en dicha comunicación.

 

Nuestro sistema de informes permite realizar reportes anónimos en la medida en que lo permita la legislación aplicable, en particular las leyes y reglamentos laborales y de protección de datos. A pesar de ello, es posible que su papel como informante o el de la persona acusada o cualquier tercero pueda resultar evidente para otros durante las investigaciones posteriores. En cualquier caso, SYNLAB hará todo lo posible por mantener la confidencialidad de su identidad y de sus reportes, a menos que:

 

 • Usted haya dado su consentimiento.

 • La divulgación sea necesaria para el cumplimiento de una obligación legal a la que esta sujeta Synlab.

 • La divulgación sea necesaria para que SYNLAB pueda investigar eficazmente el reporte y tomar las medidas correspondientes.

 • La divulgación a las autoridades sea necesaria o la divulgación sea llevada a cabo por SYNLAB como parte de su cooperación con las autoridades.

 

Tenga en cuenta que la investigación de su denuncia y, por lo tanto, abordar sus inquietudes, suele ser más fácil si no presenta la denuncia de forma anónima y podemos ponernos en contacto con usted en caso de que haya preguntas.

 

Procedimiento de notificación y seguimiento

 

Se le anima a que reporte sobre presuntas irregularidades, preocupaciones, dudas y sospechas, en cualquier momento.

 

Al realizar un reporte, le pedimos que describa los hechos con el máximo detalle posible. Tenga en cuenta que cuanta más información nos proporcione, mejor podremos entender e investigar la información comunicada. Por lo tanto, presente toda la información pertinente sobre los hechos en cuestión, incluida la relativa a las personas implicadas y los antecedentes pertinentes, así como los documentos de apoyo u otras pruebas que puedan ser útiles para la investigación de su reporte.

 

Al enviar la información, usted es libre de elegir si desea revelar su identidad o permanecer en el anonimato, siempre que lo permita la legislación aplicable.

 

Si desea presentar una denuncia, puede hacerlo en persona, por teléfono, por correo electrónico o por correo ordinario a uno de los siguientes canales de denuncia:

 

 • Puede presentar su reporte poniéndose en contacto con su punto de referencia en SYNLAB.

 • También puede optar por hacer su denuncia en cualquier idioma por correo electrónico o a través de los números de teléfono regionales, como se indica en las siguientes secciones. La dirección de correo electrónico y los números de teléfono regionales son gestionados por el bufete de abogados Hogan Lovells International LLP.

 

Tras la recepción de su reporte, se informará a las personas competentes para la revisión del mismo. Le harán un seguimiento y le mantendrán informado sobre el estado de la revisión de su reporte de acuerdo con la legislación aplicable. En particular, las personas competentes para la revisión de su reporte podrían ponerse en contacto con usted para hacerle preguntas de seguimiento o para discutir su reporte con más detalle.

 

Reportes por correo electrónico

 

Tal y como se ha indicado anteriormente, puede realizar su reporte en cualquier idioma a través de la siguiente dirección de correo electrónico: SYNLAB-Compliance@hoganlovells.com.

 

Protección de datos

 

SYNLAB otorga gran importancia a la protección de datos y a la privacidad, así como a la exigencia de salvaguardar la seguridad de los datos. Por lo tanto, nos adherimos a las leyes y reglamentos de protección de datos aplicables como estándar mínimo, en particular con relación a la función del Procedimiento de Reclamaciones para Proveedores.

 

Informar a las personas reportadas a través del procedimiento de reclamación de los proveedores

 

SYNLAB informará a las personas acusadas cuyo comportamiento haya sido reportado tras recibir la respectiva queja en cumplimiento de las leyes y reglamentos de protección de datos aplicables.

 

Por lo general, las personas denunciadas serán informadas de los hechos alegados y de la persona encargada de tramitar la investigación en el plazo de un (1) mes.

 

Sin embargo, cuando dicha información pueda poner en peligro la eficacia de la investigación, la protección de las pruebas o el proceso de denuncia solo deberá facilitarse siempre y cuando esos riesgos ya no existan. Esta decisión se adoptará en función de cada caso.

 

En cualquier caso, no se revelará la identidad del informante, salvo que sea estrictamente necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que esté sujeto SYNLAB o para otros fines legítimos y además, permitido por las leyes y reglamentos de protección de datos y laborales aplicables.

 

Conservación de registros

 

Los registros de sus reportes y las investigaciones relacionadas se almacenarán de acuerdo con las leyes aplicables siempre que sea necesario para la consecución de los fines legítimos de SYNLAB, incluyendo el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales o para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales a las que SYNLAB está sujeto. A continuación, los registros se eliminarán de acuerdo con las leyes y reglamentos de protección de datos aplicables, a menos que se requiera legalmente su almacenamiento.

 

En línea con lo anterior, los registros relacionados con litigios o investigaciones pendientes no se eliminarán mientras el almacenamiento de datos sea necesario para lograr los fines de dichos procedimientos. En estos casos, la información se almacenará mientras dure el litigio o la investigación correspondiente, o incluso durante más tiempo, si así lo exigen y permiten las leyes y normativas de protección de datos aplicables.

 

Los datos personales de los reportes que estén fuera del ámbito de aplicación del presente Código de Conducta para Proveedores, así como los datos personales contenidos en los reportes que se consideren insustanciales, se eliminarán inmediatamente de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables.

 

 

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